AnwendungsfallEinzelhandel & Logistik

INNOVATIVES UND EFFIZIENTES PERSONALMANAGEMENTDer Kunde

Einzel- und Onlinehandel von Nonfood-Artikeln: Mit über 20.000 Mitarbeitern in Filialen in ganz Deutschland vertreibt unser Kunde Artikel des täglichen Lebens und sichert die Logistik dieser flächendeckend "just in time". Hierfür ist die Sicherstellung optimaler Personalprozesse wichtig, um die täglichen Herausforderungen lösen zu können.

Factsheet

Branche Einzelhandel & Logistik
Typ Einzel- und Onlinehandel
Mitarbeiter ca. 20.000
Standorte Bundesweit Deutschland

Vor ProjektbeginnDie Herausforderungen

Die Herausforderung bei diesem Projekt bestand in der Analyse der Bestandsprozesse sowie der gemeinsamen Erarbeitung neuer, vollständig digitaler Abläufe, um den täglichen Aufwand für die Personalabteilung, die Führungskräfte und Mitarbeiter in den Filialen zu reduzieren. Reaktionszeiten, Transparenz und die Kommunikation im Unternehmen sollten hierbei signifikant optimiert werden.

Herausforderungen im Einzelnen

  • Hoher Aufwand in der Personalmanagement-Sachbearbeitung
  • Heterogene Systemlandschaft
  • Komplexe Datenhaltung
  • Hoher manueller Aufwand bei der Validierung von Daten

 

  • Medien- und Informationsbrüche
  • Analoge Schnittstellen
  • Manuelle, analoge Freigabeprozesse
  • Manuelles Controlling / Erstellung Forecasts mit hohem Aufwand

VorgehensweiseDer Projektablauf

Zu Beginn wurden die bestehenden HR-Prozesse detailliert mit den Fachabteilungen des Kunden analysiert und dokumentiert. Auf dieser Basis wurden Optimierungs- und Digitalisierungs–Modalitäten konzeptionell erarbeitet, die im nächsten Schritt priorisiert werden konnten. Eine fundierte Projektplanung war das Ergebnis und Grundlage für die Umsetzungsstrategie.

 

Prozessanalyse

Analyse der Organisations- und Systemstrukturen sowie der Unternehmensprozesse

 

Konzeption

Konzeption digitaler, ressourcensparender und transparenter HR-Prozesse

 

Strategie & Priorisierung

Definition der künftigen HR-Strategie und Priorisierung der Projektphasen

HR 4.0

 

Projekt / Meilensteine

Agile Umsetzung und Einführung der digitalen Prozesse und Abläufe

Strategie & PlanungDie Prozessanalyse

Das Kennenlernen der HR-Prozesse beinhaltet die Einsicht in Vorgaben und Richtlinien, die der Organisation vorliegen. Diese werden den tatsächlich gelebten Workflows und Arbeitsprozessen gegenübergestellt und strukturiert dokumentiert. Auf diese Weise können Prozess-Defizite und Optimierungspotentiale adressiert und priorisiert bearbeitet werden.

Management­prozesse

Übergreifende Vorgaben und Richtlinien sowie die Festlegung von Workflows und Prozessen werden detailliert abgestimmt

Kern­prozesse

Arbeiten und Tätigkeiten im Bereich Administration und Sachbearbeitung werden analysiert und im Tagesgeschäft hinterfragt

Support­prozesse

Täglich stattfindende Unterstützung für die vollständige Erledigung der Kernprozesse werden geprüft und dokumentiert

Prozesse & SystemlandschaftDie Integration

Sowohl die zentrale Personalabteilung, die Führungskräfte als auch die Mitarbeiter des Kunden geben prozessrelevante Informationen in optiVU ein und interagieren in zuvor definierten Workflows miteinander. So ist gewährleistet, dass eine transparente, schnelle Kommunikation und Dokumentation an einer zentralen Stelle gebündelt, weiterverarbeitet und archiviert wird. 

Des weiteren wurde großer Wert darauf gelegt, dass vor- und nachgelagerte Systeme via Schnittstelle Daten mit optiVU austauschen. So wurde beispielsweise die Business Intelligence Lösung QLIK für Reportings, Auswertungen und Analysen angebunden. Abrechnungsrelevante Daten werden automatisch an die Payroll übergeben, um in der Lohnbuchhaltung weiterverarbeitet und abgerechnet zu werden. So reduzieren sich manuelle Aufwände auf das nötige Minimum.

optiVU Systemlandschaft und Prozesse
stark vereinfachte Abbildung
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