Die digitale Personalakte

Die Erfassung von persönlichen und personenbezogenen Daten obliegt in der Regel stets der Personalabteilung eines Unternehmens und bedeutet einen erheblichen Aufwand in der Abstimmung, der Abfrage und der Erinnerung der Übermittlung.

Die Prozesse können mittels des SelfService-Moduls von optiVU erheblich verbessert werden. Hierbei können Führungskräfte und Mitarbeiter:innen gleichermaßen gemeinsam mit der Personalabteilung und ggfl. angeschlossenen Dienstleistern (z. B. Steuerberater, Arbeitsschutz-Referenten etc.) nach definierbaren Berechtigungen und Workflows von der Neueinstellung zum Onboarding bis hin zur kontinuierlichen Arbeit der Daten im Tagesgeschäft agieren.

my optiVU
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Funktionsumfang
my optiVU Mitarbeiter Selfserviceportal

Stammdatenerfassung

Stammdatenerfassung

  • Bereitstellung eines Personalfragebogens zur Stammdateneingabe
  • Dokumentenupload für Verträge, Zusatzvereinbarungen und Nachweise
  • Vaidierung von Adresse, Bankdaten, etc.
  • Einfache Schritt-für-Schritt Logik
  • Automatische Übertragung der Informationen in Personaldatenbank
Digitale Personalakte

Digitale Personalakte

  • Einsicht und Verwaltung von Stammdaten
  • Freigabeprozesse für Stammdatenänderung
  • Automatische Übernahme der freigebenen Änderungen in Folgeprozesse
  • Einsicht in Vertragsinformationen
Arbeits- & Fehlzeiten

Arbeits- & Fehlzeiten

  • Erfassung von Arbeits- und Fehlzeiten mit nachgelagertem Freigabeprozess
  • Dokumentupload für Krankmeldungen
  • Urlaubsplanung mit Übersicht
  • Vaidierung der Eingabe gem. Arbeitsschutzgesetz
Dokumentverwaltung

Dokumentverwaltung

  • Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten
  • Upload für mitarbeiterbezogene Dokumente (wie z.B. Verträge, Krankmeldungen o.ä.)

Mitarbeiterkommunikation
Prozesse & Workflows

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