Optimierungspotentiale identifizieren und nutzenHerausforderungen in der Praxis

Mit über 20 Jahren Projekterfahrung in der Optimierung von Personalprozessen und über 1.200 durchgeführten Projekten begegnen uns regelmäßig Herausforderungen, deren Problemstellung wir in intensiven Workshops und Gesprächen mit unseren Kunden analysiert und dafür sowohl standardisierte, als auch individuelle Lösungen erarbeitet haben. 

In diesem Bereich finden Sie Anwendungsfälle aus drei verschiedenen Branchen. Weiter unten auf der Seite haben wir Ihnen außerdem eine Auswahl der häufigsten Herausforderungen, mit denen wir im Projektalltag regelmäßig konfrontiert werden, zusammengestellt. 

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CASE STUDIES
Anwendungsfälle nach Branchen

 
Einzelhandel
&
Logistik
 
 
Gesundheit
&
Pflege
 
 
Industrie
&
Produktion
 

PersonalplanungArbeits- und Fehlzeiten

Fehlzeiten werden häufig manuell oder in unterschiedlichen Systemen erfasst. Krankheitsbedingte Fehlzeiten werden manuell gemeldet und notiert. Urlaube werden mittels schriftlichem Urlaubsantrag dokumentiert sodass aktuelle Informationen und Änderungen oftmals nicht allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Dies erschwert den Überblick sowie die Steuerung und Personalplanung. 

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Gelöste Herausforderungen

  • Zeitversetzte und teils fehlerhafte Fehlzeiten-Erfassung
  • Fehlende, zentrale Abwesenheits-Übersicht 
  • Kein automatischer Hinweis von Personal-Unterbesetzung (bei Krankheit oder Urlaub) oder Rückkehrern (z. B. Rückkehr nach Elternzeit)
  • Fehlende zentrale Verwaltung der Soll-Zeiten für die Zeiterfassung

Personaldaten und UnterlagenInformations- und Dokumentenmanagement

Im Personal-Management begegnet uns immer wieder die Herausforderung der zentralen und übergreifenden Ablage sämtlicher Daten und Dokumenten zum jeweiligen Mitarbeiter. Häufig werden diese Daten in zahlreichen Systemen, unabhängig voneinander gepflegt und aktualisiert. Dokumente für die Payroll werden zumeist separat von erforderlichen Nachweisen und Unterweisungen vorgehalten. Somit erhält die Personalabteilung sowie die Geschäftsführung häufig keine objektive und übersichtliche Steuerungsgrundlage.

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Gelöste Herausforderungen

  • Häufig unvollständige Arbeitsunterlagen und Systemzugänge – somit kurzfristige, ungeplante Zuarbeit entsprechender Fachbereiche erforderlich
  • Checklisten werden manuell ausgedruckt und teils unvollständig übergeben. Die vollständige Einarbeitung und Nachhaltung ist hierbei aufwändig und fehleranfällig
  • Notwendige Unterlagen für die Personalabrechnung werden zumeist unvollständig übermittelt: häufige Rückfragen und Erinnerungen erschweren den Prozess

PersonalsourcingStellenausschreibung und Bewerbermanagement

Jedes zweite Unternehmen sucht kontinuierlich nach Fach- und Hilfskräften und arbeitet stets an der Personalbindung und –Motivation der Belegschaft.

Stellenanzeigen werden häufig manuell ausgeschrieben und Bewerbungen gehen postalisch oder per E-Mail ein. Diese werden sukzessive geprüft, Bewerber werden eingeladen und die erforderlichen Daten werden im positiven Fall einer Personal-Einstellung an die Personalabteilung oder den Steuerberater zur Erstellung eines Arbeitsvertrages und etwaiger Zusatzvereinbarungen übermittelt.

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Gelöste Herausforderungen

  • Fehlerhafte Eingaben durch manuelle Erfassung
  • Unvollständige Unterlagen mit aufwändiger Kommunikation
  • Der Arbeitsvertrag wird zumeist ohne Lohnkosten-Optimierung und Test-Abrechnung geschlossen (spätere Umwandlungen sind nur beschränkt und aufwändig möglich)

LohnkostenoptimierungVergütungsmodelle
und Lohnstrukturen

Für Unternehmen wird es immer schwieriger, geeignete Fachkräfte zu finden und bestehende Mitarbeiter bei lukrativeren Angeboten von Mitbewerbern zu halten. Neue Mitarbeiter müssen mit überdurchschnittlichen Angeboten beworben werden und regelmäßige Gehaltserhöhungen sollen für Zufriedenheit bei den bestehenden Mitarbeitern sorgen. Die Balance zwischen Personalkosten und Erwartungshaltung der Mitarbeiter an einer adäquaten Entlohnung muss sich dabei in der Entlohnungspolitik widerspiegeln.

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Gelöste Herausforderungen

  • Schaffung ungewollter, uneinheitlicher Vergütungsstrukturen
  • Fehlende Möglichkeit, exakte Auswirkungen der geplanten Entgeltmaßnahme für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu berechnen
  • Überschreitung von Personalkosten-Budgets
  • Fehlende Flexibilität in der Vergütung mangels Kenntnis und Auswirkungen von steuerbegünstigten Gehaltextras
  • Aufwändige Verwaltung von Gehaltextras
  • Aufwändige Umsetzung in Form von Ergänzungs- und Zusatzvereinbarungen
  • Aufwändige Übergabe von Entgeltanpassungen an die Lohnabrechnung
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