Der optiVU HR HUBPersonal PRO
Personalprozesse intelligent steuern
Die Basis von optiVU bildet das Modul PERSONAL. Dieses beinhaltet zahlreiche innovative Funktionen für die intuitive Steuerung sämtlicher HR-Themen in einem Unternehmen und verbindet etwaig bestehende Systeme. optiVU kann hier auch als Schnittstelle der verschiedenen Systeme verstanden werden.
Änderungen von Bewegungsdaten
Verwaltete Mitarbeiter:innen
Neueinstellungen
Personalmanagement 4.0 Funktionsumfang
Stammdaten & Mandanten Firmen und Standorte
- Firmen und Standorte können intuitiv angelegt und bearbeitet werden
- Zahlreiche Funktionen stehen zur Verfügung um sämtliche erforderliche Voreinstellungen vornehmen zu können, die in der späteren Bearbeitung den Prozess stark vereinfachen
- Firmendaten können vollständig hinterlegt werden und bilden die Basis für sämtliche Mitarbeiter-Daten: Arbeitsverträge, Entfernungs-Berechnungen etc.
- Sämtliche Lohnarten werden in optiVU hinterlegt: diese werden identisch zum Lohnprogramm mit entsprechenden Einstellungen versehen: hinzu können Erinnerungen hinterlegt werden, die z. B. bei einer Internetpauschale an die Bereitstellung des Mitarbeiter-Nachweises erinnern
- Alle bestehenden Personalgruppen und Tätigkeiten können strukturiert hinterlegt werden: dies vereinfacht sämtliche Folge-Prozesse bei Neueinstellungen, Arbeitszeitveränderungen, Vorgaben, Unterweisungen, Mindestlohn etc.
- Alle Dokument-Arten können definiert werden: mit dieser Funktion lassen sich auch unternehmensspezifische Dokumente bereitstellen
- Verschiedene Projekte können zudem angelegt werden
- Diverse Erinnerungen können zentral spezifiziert und dynamisch festgelegt werden: so können beispielsweise automatisiert Geburtstagserinnerungen oder Hinweise zu erforderlichen Tätigkeiten und/oder Unterweisungen per E-Mail und im System-Dashboard ausgespielt werden (Modul Unterweisungs Manager erforderlich)
Bewerber & Mitarbeiter Personal
- Bewerber- und Mitarbeiter-Daten können aus Recruiting-Systemen übernommen oder manuell eingegeben werden
- Diverse innovative Validierungs-Funktionen erleichtern die Eingabe der Daten und sorgen für eine Minimierung von Eingabe- oder Übernahme-Fehlern
- Die dynamische Zuweisung von auswählbaren Personal-Kategorien-, -Gruppen und Tätigkeiten sorgen für eine deutliche Erleichterung von Folge-Prozessen
- Die automatische Generierung von Dokumenten (Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen etc.) sowie die intuitive Stammdaten-Eingabeoberfläche verhelfen dazu, dass administrative Arbeiten am jeweiligen Unternehmens-Standort oder vom Mitarbeiter selbst vorgenommen werden können
- Die digitale Personalakte umfasst sämtliche Mitarbeiter-Daten
- Stammdaten, Dokumente, Vergütungs- und Berechnungs-Informationen sowie die komplette Historie der Veränderungen von Bewegungsdaten
- Individuelle Workflows verhelfen zu Sicherheit und Schnelligkeit bei der Mitarbeiter-Einstellung sowie Durchführung von Datenänderungen
- Einmalzahlungen, Sonderzahlungen und Prämien können im System beantragt und freigegeben werden
Dokumentation & Ablage Dokumente
- Unterschiedliche Dokument-Kategorien und -Typen werden strukturiert innerhalb der Personalakte - abhängig der Personalgruppen-Struktur bereitgestellt
- Vorlagen können individuell hinterlegt werden, um firmenspezifische Dokumente automatisiert oder manuell generieren zu können (z. B. Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen etc.)
- Zahlreiche Funktionen stehen zur Überwachung zur Verfügung, so dass erforderliche Dokumente zur richtigen Zeit dem Mitarbeiter ausgehändigt und/oder unterzeichnet abgelegt werden können: minimieren Sie somit das Risiko eines Organisations-Verschuldens
Rechte & Rollen Berechtigungen
- Zur optimialen Steuerung der Personal-Prozesse, stehen grundlegende Benutzer-Gruppen und Berechtigungen zur Verfügung
- Vom vollen Zugriff als Geschäftsführer mit zahlreichen Auswertungen und Übersichten, über einen Zugang für die Personalabteilung bis hin zur Führungskraft einzelner Teilbereiche, dem Steuerberater oder Lohnabrechner / Lohnoptimierer bis hin zum Fachbereich (z. B. Arbeitssicherheit: ohne Zugriff auf Informationen-Informationen) und dem jeweiligen Mitarbeiter bietet optiVU PERSONAL PRO den passenden Zugang
Lohn & Gehalt Vorbereitende Lohnbuchhaltung
- Auf Basis der innerhalb der Firmen-Daten festgelegten Lohnarten und Einstellungen, können Lohn- und Gehaltsabrechnungen umfänglich und steuerrechtlich korrekt vorbereitet und durchgeführt werden
- Die Erfassung aller lohnrelevanten Vorgänge ist hierbei möglich
- Die Automatisierte oder Teil-automatisierte Datenübergabe an das individuelle Lohnabrechnungsprogramm ist hierbei möglich, um Medienbrüche zu vermeiden
Insights & ReportingAnalysen und Auswertungen
- Zahlreiche Auswertungen und Analysen werden für sämtliche strategische Organisationsbereiche zum Download - je nach Berechtigungsgruppe angeboten (z. B. Buchungslisten, FTE-Tracking-Listen, Status-Reports, Weiterbildungs-Übersichten, Auswertungen der Status von Unterweisungen, Personal-Budgetierung auf Monats- oder Jahres-Ebene)
- Offene Schnittstellen sorgen für die Möglichkeit der Übergabe der Daten an Business Intelligence-Systeme
Individuelle & detailierte InformationenWir beraten Sie gerne!
Sie möchten Ihre individuellen Herausforderungen im Personalmanagement angehen und haben Fragen zu optiVU oder genereller Optimierung und Digitalisierung von Personalprozessen? In einem kostenfreien Erstgespräch beraten wir Sie gerne ganz unverbindlich und evaluieren gemeinsam, wie wir Sie dabei unterstützen können, Ihr HR-Management auf das nächste Level zu heben.